Docutain an einem PC mit 2 Personen nutzen
Sowohl ich als auch meine Frau nutzen den gleichen PC und natürlich würden wir gerne beide mit Docutain unsere Dokumente Scannen, das sowohl am PC als auch mit dem Handy scannen.
Wie geht das in der Praxis am einfachsten?
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Michael Roeder, wollt ihr beide auf den gleichen Datenbestand zugreifen oder soll es zwei getrennte Systeme (eins für deine Frau, eins für dich) geben?
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Grundsätzlich ist die Korrespondenz ja getrennt, d.h. auch die Ablage sollte getrennt sein, denke ich. Gleiches gilt für die Korrespondenz meines Sohnes (Schulangelegenheiten).
Aber: da wir z.B. steuerlich gemeinsam veranlagt werden, wie finde ich über getrennte Datenbanken möglichst schnell alle relevanten Dokumente? Ggf. muss ich dann in beiden DBs für die relevanten Dokumente jeweils z.B. das Schlagwort „Steuer 2020“ vergeben und dann alles zusammen sammeln und an den Steuerberater geben. Würde gehen, ist aber letztlich vielleicht sogar aufwendiger als die Dokumente zu scannen und unter Windows in einem Ordner „Steuer 2020“ abzulegen.
Da das jedes Jahr kommt muss das doch mit einem System wie Docutain einfacher gehen, habe ich jedenfalls gedacht, oder?0 -
wollt ihr beide auf den gleichen Datenbestand zugreifen oder soll es zwei getrennte Systeme (eins für deine Frau, eins für dich) geben?
Eine ähnliche Problemstellung habe ich auch. Meine Freundin und ich haben bisher zwei Datenbanken. Beide über WebDAV in unterschiedlichen Verzeichnissen synchronisiert. Da wir bald ein Haus bauen überlegen wir, wie wir das am Besten abbilden (Rechnungen, etc). Arbeitet dann mit Tags? Falls ja, wie bekomme ich die beiden Datenbanken zusammengelegt oder eine Verbindung dazwischen? Ich habe noch keine Import/Export Funktion von der Datenbank gefunden.
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DocuTuzz, eine Funktion zum Zusammenfügen von 2 unterschiedlichen Datenbanken gibt es aktuell nicht.
Wenn ihr den Datenbestand in ein Docutain zusammenführen möchtet, besteht aktuell nur die Möglichkeit von einer Installation alle Dokumente als PDF zu exportieren und bei der anderen Installation neu zu importieren.
Um persönliche Dokumente dann in einem Docutain zu trennen, wäre die beste Möglichkeit über ein Schlagwort, wie du schon selbst vorgeschlagen hast.
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Marvin Frankenfeld dann würde ich mir so eine Import/Export Funktion wünschen. Wenn ich die Dokumenten als PDF exportierte gehen mir ja alle Metainformationen verloren. Beim Import sollte man dann auswählen können ob man die Daten mit der bestehenden Datenbank zusammenführen oder überschreiben möchte.
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