Ablaufdatum zum löschen

Timo Kammerer

• 05 November 2019 08:05

Ein Ablaufdatum für jedes Dokument wäre praktisch. Dieses sollte danach autom. gelöscht werden. Ich scanne z.B. Eintrittskarten oder Events ein. Die danach wertlos sind.

16

• 

  Peter Krieger

  • 04 December 2019 00:09

  Die Idee finde ich gut. Ich würde sie nur noch ein wenig erweitern.

  Hintergrund:

  Ich lege die meisten papierhaften Dokumente nach dem Scannen ohne weitere Sortierung in einer Box ab. Wenn eine Box voll ist kommt die nächste Box dran. Die Boxen werde ich auf unbestimmte Zeit aufhaben. Den Speicherort hinterlege ich zusätzlich über eine Kategorie (wo finde ich das physische Dokument) in den Metadaten. Damit wäre die physische Aufbewahrung der Dokumente und die Zuordnung zu einem Ablageort geregelt.

  Mit zunehmender Zeit wird die Datenbank mit den Dokumenten immer größer werden. D. h. die Suche wird immer langsamer werden. Ich schlage daher ein zusätzliches Feld mit den Ausprägungen 'Aktiv', 'Inaktiv ab' und 'Löschen ab' vor.

  Aktiv
  Das Dokument ist vorhanden und wird in der Standard-Suche angezeigt.

  Inaktiv
  Das Dokument wird ab dem hinterlegten Datum auf Inaktiv gesetzt. Das Dokument ist in der Datenbank noch vorhanden, wird in der Standard-Suche aber nicht mehr mit angezeigt. Über eine erweiterte Suche können zusätzlich die bzw. ausschließlich die inaktiven Dokumente angezeigt werden. Damit kann bspw. geprüft werden, ob eine Box mit physischen Dokumenten komplett entsorgt werden kann.

  Löschen
  Das Dokument wird ab dem hinterlegten Datum aus der Datenbank gelöscht.

   

   

  5
• 

  J-h

  • 23 January 2020 17:35

  Ich würde ein Ablauf- oder Gültigkeitsdatum unterstützen. Die automatische Löschfunktion sollte auswählbar sein, d.h. keine zwangsweise Löschung oder jeweils nach einer manuellen Bestätigung (vielleicht sogar eine Papierkorbfunktion einführen). Das Datum sollte entweder manuell vergeben werden können oder durch Angabe einer Dauer (z.B. bei Rechnungen Garantiezeitraum 2 oder 3 Jahre / bei steuerrelevanten Daten 10 Jahre) berechnet wird.

  2
• 

  Phil Tebbe

  • 23 January 2020 17:47

  Für den Fall mit den Eintrittskarten sicher sehr interessant. Ob man jetzt Dokumente löschen muss um die Suchperformance zu erhalten bezweifle ich mal. Bei einer guten Indizierung müsste das so klappen. Zumindest habe ich bei anderen Datenbanken mit viel mehr Inhalt/Feldern diese Erfahrung bereits gesammelt.

  0
• 

  Marco

  • 11 April 2020 10:32

  Ich finde die Idee auch super, da ich gerne Veträge hinterlegen würde und diese nach einer gewisssen Ablauffrist gerne automatisch löschen lassen würde. Das Gleiche gilt für Rechnungen.

  2

Please sign in to leave a comment.