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Exit Szenario?

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Kommentare

4 Kommentare

  • Offizieller Kommentar
    Permanently deleted user

    Es gibt jederzeit die Möglichkeit alle Dokumente auf einmal zu exportieren.
    Wie das funktioniert haben wir in diesen Hilfeartikeln erklärt:

    Windows: https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360028601392-Dokumente-exportieren-per-E-Mail-versenden
    Android: https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360001597071-Dokumente-teilen-versenden 

    iOS: https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360016577991-Dokumente-teilen-versenden 

    Alternativ kann auch in den Einstellungen die Option „Dokumente öffentlich als PDF speichern aktiviert werden“. Die Dokumente sind dann nach dem Speichern automatisch auch als PDF auf dem Dateisystem des Gerätes verfügbar.

  • Docudaniel

    Hallo,

    Das ist in der Tat ein sehr interessanter Punkt. Ich persönlich fahre eine Mischung aus beidem. Ich scanne die Dokumente ein, tagge diese, vergebe für mich sinnvolle und zuordnbare Namen und exportiere diese danach direkt in meine Ordnerstruktur.

    Leider lässt sich eine solche Verzeichnisstruktur im Programm nicht verwirklichen. Das vermisse ich noch um zu sagen "ja, das ist meine 100% Lösung".

    Gruß

    2
  • Phil Tebbe

    Hallo Markus,

    Ich habe lange Zeit mit genau der Frage gehadert. Docutain hat aus meiner Sicht gegenüber einer Ordnerstruktur in der Nutzung nur Vorteile. Die unbefriedigende Exit Strategie hat mich aber letztendlich dazu bewegt am vergangenen Wochenende in eine Ordnerstruktur umzuziehen. Man kann einfach nich vorhersagen was in den nächsten 30-50 Jahren passiert. Ordnerstrukturen gibt es ja schon recht lange.
    Um auf deine Frage zurückzukehren. Der Export aller Daten oder eines gefilterten Teils davon geht einfach und schnell. Aber: hast du im docutain keinen sinnvollen Namen vergeben hat das pdf diesen auch nicht. Da ich im docutain Datum, Absender, Inhalt über Schlagwörter und Dokumententyp die Dateien beschrieben habe, hab ich natürlich auf eine Bezeichnung foe dies nochmal enthält verzichtet.
    Ergebnis: eine große Menge Dateien mit mehr oder weniger sinnvollen Dateinamen alle am gleichen Tag erstellt > viel Handarbeit zur Umbenennung vorm sortieren.

    Würde es ein etwas erweitertes Exporttool geben wäre ich schon abo Kunde für die Windows Version.
    Z.B.
    Dateinamen: YYYYMMDD_Absender_typ_Schlagwörter_steuer.pdf
    dazu eine Ordnerstruktur z.B. nach Absender und/oder Jahr sortiert.

    Richtig elegant wäre wenn der User alles selber konfigurieren kann

    Es ist explizit nicht gewollt diese Struktur ständig parallel aktuell zu halten. Nur ein Notausgang.
    Da ich mich hoffentlich noch ein paar Jahrzehnte damit auseinandersetzen muss, muss man ja etwas nach vorne gucken.

    VG Phil

    1
  • Nico S.

    Es lässt sich doch auch eine Liste der Dokumente zusammen mit den Meta-Daten exportieren.(https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360014780000-Liste-meiner-Dokumente-nach-Excel-exportieren).

    Das lässt sich in eine CSV umwandeln und zusammen mit einem kleinen Skript und den exportierten Dateien kann man sich eine Umbennennung der exportierten Daten bauen mit dem Dateischema wie von Phil Tebbe gewünscht.

     

    Für mich ist das ein akzeptables Exit-Szenario. Dennoch hoffe ich es nie zu brauchen.

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