Exit Szenario?

Beantwortet

Markus Siebert

• 4. Februar 2021 09:53

Hallo,

ich finde ja docutain ist eine super Lösung für Privatnutzer um seine Dokumente zu digitalisieren und dem Papierlosen office näher zu kommen. Auch den Preis finde ich vollkommen angemessen für die gebotene Leistung. 

Aktuell hält mich aber folgendes noch von einer Nutzung ab: Was mache ich wenn ich docutain nicht mehr nutzen möchte (oder docutain mich nicht mehr als Kunden haben will). Wie sieht ein exit Szenario aus? Wie kann ich alle Dokumente auf einmal in einer geeigneten Struktur exportieren mit Metadaten etc. Ich konnte dazu leider nichts finden. Ich werde nicht jedes Dokument einzeln exportieren können, wenn ich irgendwann mal mehrere hunderte Dokumente in docutain verwalte.

 

Habt ihr da ideen?

 

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• Offizieller Kommentar

  

  Permanently deleted user

  • 5. Februar 2021 10:09

  Es gibt jederzeit die Möglichkeit alle Dokumente auf einmal zu exportieren.
  Wie das funktioniert haben wir in diesen Hilfeartikeln erklärt:

  Windows: https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360028601392-Dokumente-exportieren-per-E-Mail-versenden
  Android: https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360001597071-Dokumente-teilen-versenden 

  iOS: https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360016577991-Dokumente-teilen-versenden 

  Alternativ kann auch in den Einstellungen die Option „Dokumente öffentlich als PDF speichern aktiviert werden“. Die Dokumente sind dann nach dem Speichern automatisch auch als PDF auf dem Dateisystem des Gerätes verfügbar.
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  Phil Tebbe

  • 8. Februar 2021 13:19

  Hallo Markus,

  Ich habe lange Zeit mit genau der Frage gehadert. Docutain hat aus meiner Sicht gegenüber einer Ordnerstruktur in der Nutzung nur Vorteile. Die unbefriedigende Exit Strategie hat mich aber letztendlich dazu bewegt am vergangenen Wochenende in eine Ordnerstruktur umzuziehen. Man kann einfach nich vorhersagen was in den nächsten 30-50 Jahren passiert. Ordnerstrukturen gibt es ja schon recht lange.
  Um auf deine Frage zurückzukehren. Der Export aller Daten oder eines gefilterten Teils davon geht einfach und schnell. Aber: hast du im docutain keinen sinnvollen Namen vergeben hat das pdf diesen auch nicht. Da ich im docutain Datum, Absender, Inhalt über Schlagwörter und Dokumententyp die Dateien beschrieben habe, hab ich natürlich auf eine Bezeichnung foe dies nochmal enthält verzichtet.
  Ergebnis: eine große Menge Dateien mit mehr oder weniger sinnvollen Dateinamen alle am gleichen Tag erstellt > viel Handarbeit zur Umbenennung vorm sortieren.

  Würde es ein etwas erweitertes Exporttool geben wäre ich schon abo Kunde für die Windows Version.
  Z.B.
  Dateinamen: YYYYMMDD_Absender_typ_Schlagwörter_steuer.pdf
  dazu eine Ordnerstruktur z.B. nach Absender und/oder Jahr sortiert.

  Richtig elegant wäre wenn der User alles selber konfigurieren kann

  Es ist explizit nicht gewollt diese Struktur ständig parallel aktuell zu halten. Nur ein Notausgang.
  Da ich mich hoffentlich noch ein paar Jahrzehnte damit auseinandersetzen muss, muss man ja etwas nach vorne gucken.

  VG Phil

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  Docudaniel

  • 12. Februar 2021 19:13

  Hallo,

  Das ist in der Tat ein sehr interessanter Punkt. Ich persönlich fahre eine Mischung aus beidem. Ich scanne die Dokumente ein, tagge diese, vergebe für mich sinnvolle und zuordnbare Namen und exportiere diese danach direkt in meine Ordnerstruktur.

  Leider lässt sich eine solche Verzeichnisstruktur im Programm nicht verwirklichen. Das vermisse ich noch um zu sagen "ja, das ist meine 100% Lösung".

  Gruß

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  Nico S.

  • 27. Mai 2021 23:20

  Es lässt sich doch auch eine Liste der Dokumente zusammen mit den Meta-Daten exportieren.(https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360014780000-Liste-meiner-Dokumente-nach-Excel-exportieren).

  Das lässt sich in eine CSV umwandeln und zusammen mit einem kleinen Skript und den exportierten Dateien kann man sich eine Umbennennung der exportierten Daten bauen mit dem Dateischema wie von Phil Tebbe gewünscht.

   

  Für mich ist das ein akzeptables Exit-Szenario. Dennoch hoffe ich es nie zu brauchen.

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  christian

  • 14. April 2023 11:34

  Ich bin gerade an dem Punkt. Habe meine komplette Papierablage in Docutain. Ich möchte weg, da mir das Abo missfällt, das UI, die usability und die Suchergebnisse. Mal sehen, wie weit ich mit den "Tipps" hier komme...

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