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Gruppieren / virtueller Aktenordner

Kommentare

10 Kommentare

  • Offizieller Kommentar
    Marvin Frankenfeld

    Zum Gruppieren sind in Docutain die Schlagwörter vorgesehen. Zusätzlich kann man auch durch die anderen Indexinformationen Gruppen erstellen, z.B über die Dokumententypen. Bezüglich Schlagwörter empfehlen wir den nachfolgenden Blogartikel: https://docutain.de/Blogartikel/Schlagwoerter

  • NoN Perfect

    Dann solltet ihr aber auch eine manuelle Sortierung in der Übersicht möglich machen, denn die jetzige Ablage lässt viele Wünsche übrig. Wenn ich in Ordner die Wahl der Ablage nach meinen Wünschen habe, habe ich diese bei Schlagwörter nicht. Ich habe z.B Dokumente, die ich unter dem Schlagwort "Betriebskosten" ablege. Kann aber nicht unter "Wasserabrechnung", "Strom" oder "Miete" sortieren. Alles ist durcheinander. Müsste erst neue Schlagwörter erstellen und die Dokumente dort ablegen. Dann kommt das ungelöste Problem zum tragen, dass wieder neue Dateien gespeichert werden. Ihr habt solch Möglichkeit bzw. Problematik nicht berücksichtigt. Erst wenn auch in der Übersicht bzw. innerhalb der Schlagwörter eine einwandfreie Sortierung möglich ist, kann man von einer besseren Wahl sprechen.

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  • DiSc

    Die Schlagwörter bringen mir recht wenig. Der Gedanke war eher dass man auch eine visuelle Trennung hat und nicht alles auf einen Schlag sofort sieht.

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  • NoN Perfect

    Dem stimme ich zu und denke du meinst etwas ähnliches wie in diesem Beitrag?...

    https://docutain.zendesk.com/hc/de/community/posts/360031100632-Schlagw%C3%B6rter-farbig
    Da innerhalb eines Schlagwortes alles durcheinander ist, wäre das eine gute übersichtliche Trennung.

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  • Markus Müller

    Ich schließe mich diesem Wunsch an. Eine Ordnerfunktion (wenigstens in der Pro-Version) wäre sehr hilfreich um mit einem Blick alles finden zu können. Jetzt liegen z.Bsp. Arztbriefe neben Telefonrechnungen usw. und müssen erst mühsam über andere Funktionen auseinander dividiert werden.

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  • Marvin Frankenfeld

    Markus Müller, anstatt Ordner gibt es in Docutain Schlagwörter. Mit diesen kann man ebenfalls Ordnerstrukturen abbilden und hat zusätzlich noch deutlich mehr Möglichkeiten im Vergleich zu normalen Ordnern. Zum Beispiel, dass man Dokumente mehreren Schlagwörtern zuordnen kann ohne mehrere Kopien des Dokumentes dazu zu haben, wie es bei normalen Ordnern notwendig wäre. Weiterhin kann man z.B. nach Schlagwortkombinationen suchen, was man bei Ordnern nicht kann. 

    Gemäß deiner Bewertung im PlayStore findest du die Ordnung anhand Schlagwörtern zu unübersichtlich. Wenn ich dein Beispiel aufgreifen darf: Angenommen du legst ein Schlagwort "Arztbriefe" und ein Schlagwort "Telefonrechnungen" an und diese Schlagwörter weißt du entsprechend den relevanten Dokumenten zu. Wenn du nun deine Schlagwortliste öffnest, kannst du z.B. das Schlagwort "Arztbriefe" auswählen und bekommst alle Dokumente mit diesem Schlagwort angezeigt und sonst keine.

    Inwiefern unterscheidet sich das für dich von Ordnern und worin siehst du den Vorteil von Ordnern?

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  • Markus Müller

    Den Vorteil sehe ich darin, dass ich gleich nach dem Öffnen der App die verschiedenen Ordner sehe und mir sofort mit einem Klick den Ordner öffnen kann den ich haben möchte, ähnlich wie in einem Aktenschrank.
    Ich möchte nicht erst gerne die Schlagwortliste öffnen und mir nach Schlagwörtern alle Sachen anzeigen lassen, die ich gerade benötige. Ich müsste auch zuviele Schlagwörter anlegen, weil das Schlagwort Rechnung alleine z.b. nicht genügt, wenn ich nur die Rechnungen von Ärzten oder Energieversorgern oder Kfz-Werkstätten angezeigt bekommen möchte. Ich finde einfach eine Ordnerstruktur, die man sofort nach Öffnen der App sieht, deutlich übersichtlicher.
    Wenn ich dann in dem von mir gewünschten Ordner bin, dann sind mir die Schlagwörter eine Hilfe, wenn ich innerhalb des Ordners nach einzelnen Dokumenten suchen möchte. Werden eine Umsetzung so schwer? Offensichtlich bin ich nicht der einzige, der sich eine Ordnerstruktur wünscht.

    Lieber Marvin, ich möchte das auch eigentlich ungerne ausdiskutieren, es ist einfach ein Wunsch, für mich wäre diese Funktion sehr nützlich und sehr wichtig. Liebe Grüße.

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  • Marvin Frankenfeld

    Uns geht es nicht darum, so lange zu diskutieren, bis wir dich von Ordner weggebracht habe. Es ist jedoch wichtig für uns zu verstehen, warum Ordner gewünscht werden, warum unser Konzept nicht zufriedenstellend ist und ob die von uns angedachte Verwendung ggf. nur unklar ist und man nach Erklärung dann doch wunderbar damit zurecht kommt. Daher würde ich gerne nochmal auf deine Antwort eingehen wollen. Gerne kannst du auch kurz eine Anfrage an Support@Docutain.de senden oder die Funktion "Frage stellen" im Menüpunkt "Hilfe" verwenden. Dann können wir innerhalb eines Chats in der App weiter kommunizieren, falls dir das lieber ist.

     

    Das Argument, dass du zu viele Schlagwörter anlegen müsstest, weil das Schlagwort Rechnung nicht ausreichend ist, können wir nicht ganz nachvollziehen. Es würde dir ja dann auch nur ein Ordner Rechnungen nicht reichen und du müsstest auch mehrere Ordner anlegen. 

    Wenn es darum geht, dass man direkt auf der Startseite "Letzte Dokumente" eine Gruppierung haben möchte, wie wäre es wenn man die Seite "Schlagwörter" als Startseite festlegen könnte?

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  • Markus Müller

    Es geht nicht darum, dass ich nicht verstanden habe, wie ihr euch das gedacht habt. Es geht einfach nur darum, dass ich in eurer Rubrik Wünsche und Ideen den Wunsch geäußert habe, eine Ordnerstruktur zur Verfügung zu stellen, die ich persönlich deutlich besser finden würde, als wenn ich meine Dokumente nach Schlagwörtern suchen müsste, die ich vorher festgelegt habe. Letzteres ist eine ideale Kombination mit Ordnern. Na gut, ich warte mal ab, vielleicht gibt es noch mehr stimmen, die Ordner eigentlich besser finden würden. Alles in allem ist es ja sonst eine sehr gute App. Und damit bin ich jetzt hier raus und wünsche ein schönes Wochenende :)

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  • NoN Perfect

    Hoffe du bist nicht ganz raus und nutzt die App weiterhin.

    Ich bleibe auch dabei, dass eine Ordner-Struktur die Übersicht und innere Suche leichter macht.

    Leider lässt die Sortierung in der Übersicht noch immer keine Feinsortierung zu, man muss sich immer für eine Seite entscheiden. Entweder ich sortiere nach Dokumententyp oder Bezeichnung, bei beiden fehlen dann eine alphabetische Reihenfolge (z.B Dokumententyp wird Bezeichnung nicht alphabetisch abgelegt, sondern nach Scandatum o.ä). Bei diesem Beispiel ist eine Auflistung mit Anfangsbuchstaben wild durcheinander.

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