Offline Backup aller Daten
Hallo,
eine Synchronisation in die Cloud ist ja ganz schön und auch die lokale Speicherung (Smartphone bzw. Desktop) ist eine sinnvolle Option. Allerdings vermisse ich schmerzlich die Möglichkeit ein Backup anzulegen. Natürlich mit der Möglichkeit eines Restore. Wer sich ernsthaft mit dem Gedanken trägt seine Unterlagen ausschließlich in Docutain zu speichern - ich vermute das tun hier einige, ich auch - kommt um ein ordentliches Backup nicht herum. Das gehört m. E. zu ordnungsgemäßer IT zwingend dazu. Alles andere ist Spielerei.
Ansonsten ein tolles Programm.
Beste Grüße aus Berlin
Thorsten
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Hallo Thorsten,
die Synchronisation mit der Cloud stellt ein vollständiges Backup der Daten dar, welches auch jederzeit wiederhergestellt werden kann. Ein lokales Backup kann derzeit nicht erstellt werden. Ich ändere daher den Titel entsprechend für ein offline Backup.
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Hallo Marvin,da haben wir eindeutig Dissens oder ich habe die Funktion der Cloud-Sychronisation nicht richtig verstanden. Falls ich direkt nach der Synchronisation der beiden Geräte oder auch einige Stunden / Tage später feststelle, dass ich mir irgendwas überschrieben, gelöscht etc. habe, möchte ich auf einen Stand vor der Synchronisation, wenige Stunden bzw. Tage zurück gehen können. Das kann funktioniert mit einer Synchronisation einfach nicht . Selbst wenn ich die Clouddateien sichere und nach einem Fehler wiederherstelle werden diese "veralteten Daten" in der Cloud durch den "neueren Stand" auf den Geräten überschrieben. Eine saubere Datensicherung - unabhängig vom aktiven Bestand - ist m. E. unabdingbar, um das, in vieleb Bereichen wirklich tolle und wegweisende Programm, ernsthaft nutzen zu können. Das wäre für mich eine Mindestvoraussetzung, um Docutrain ernsthaft zu nutzen.Und ich weiß wovon ich rede - schließlich habe ich nicht nur einmal durch Replikationsfehler einen Datenverlust erlitten. Ohne richtiges Backup wären die Daten dann wirklich weg gewesen. Da würde auch die lokale Speicherkopie nicht ausreichen. Das wäre zu hoher manueller Aufwand und trotzdem wären die Metadaten der Dateien verloren. Also kein wirklicher Ersatz.Und falls ihr plant das Programm auch im professionellen Umfeld zu vermarkten - was ich stark vermute - braucht ihr ohne Backup- und Recoverymöglichleit und DR-Konzept erst gar nicht antreten. Zumindest in meiner Firma (öffentl. Dienst; > 20.000 PCs) würde ein Programm ohne funktionierendes Backup nicht in Betracht kommen. Das passt in kein SiKo (Sicherheitskonzept). Also besser gleich implementieren oder wenigstens in die Roadmap aufnehmen.Bitte geht noch mal in Euch. Ich würde es wirklich schade finden euer tolles Programm wegen fehlendem Backup bei mir - also privat - nicht einsetzen zu können.Beste Grüße aus BerlinThorsten2
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Hallo wenn meine iPad kaputt geht dann ist es vorbei mit meinen Unterlagen
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Almohammad Alkhlef Mohammad, wenn du Docutain mit einer Cloud verbindest, kannst du jederzeit die Daten auf deinem neuen Gerät wiederherstellen.
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Da muss ich aber Thorsten beipflichten. Die verwendete Cloud ist doch eher das Mittel um die Daten zwischen den einzelnen Geräten wie Computer und Handy zu synchronisieren. Oder habe ich verpasst wie ich zum Beispiel die Daten von gestern wiederherstellen kann?
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Email Steffen Schneider, hier gibt es mehrere Punkte die unabhängig voneinander betrachtet werden müssen. Aktuell dient die Cloud dazu, zwischen mehreren Geräten zu synchronisieren und als Backup zum Wiederherstellen des aktuellen Stands, z.B. im Falle eine Defekts des Endgerätes. Das ist das, was ich unter Almohammads Anfrage verstanden habe.
Eine Backupmöglichkeit, die zusätzlich die Möglichkeit hat zu (x-beliebigen) Datenständen zurückzukehren ist ein anderes Thema und ist aktuell nicht möglich, weder lokal noch in der Cloud.
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Ich stimme zu, ein echtes Backup oder alternativ eine Export / Import- Möglichkeit für den kompletten Bestand sollte in die mittelfristige Planung aufgenommen werden. Von mir aus auch als zusätzliches, kostenpflichtiges Feature
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Marvin Frankenfeld, gehe ich Recht in der Annahme, dass aufgrund des propriertären Speicherformats auch eine Art "Dateiversionsverlauf" auf dem Cloud-Ordner keinen Rücksprung auf eine andere Version zulässt?
Gibt es eine Möglichkeit, die verwalteten Dokumente automatisch zusätzlich als PDF mit Metadaten (dass mir Schlagwörter etc. nicht verloren gehen) in einem zusätzlichen Ordner in der gewählten Cloud abzulegen? So dass ich potenziell auch ohne Docutain Zugriff auf MEINE Dokumente habe und diese auch mit einer Versionierung sichern könnte?
Danke
Gruß Andi
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Andi S, das hat nichts mit dem propriertären Speicherformat zu tun. Ein Backup zu einer älteren Version muss von der Datenbank in Docutain verarbeitet werden können. Dabei spielt das Speicherformat keine Rolle. Einige Vorbereitungen dafür sind schon getroffen, jedoch noch nicht alle, sodass es diese Funktion aktuell noch nicht gibt.
Zur zweiten Frage: Aktuell kannst du "nur" die PDF samt Indexinfos lokal auf dem Gerät speichern. Du könntest dir jedoch selbst eine automatische Synchronisierung dieses Ordners mit deiner Cloud einrichten.
Für das Speichern von PDF in die Cloud direkt aus Docutain heraus gibt es bereits einen entsprechenden Wunsch. Falls noch nicht geschehen, wäre es super, wenn du dafür voten würdest: https://docutain.zendesk.com/hc/de/community/posts/360005343220-Automatischer-PDF-Upload-in-die-Cloud
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Danke für die schnelle Antwort. Das hatte ich schon gemeint. Also angenommen, Docutain legt meine abc.pdf als 123xyz.dat ab und wenn ich daran etwas ändere (Seite / Metadaten hinzufügen...) wird diese 123xyz.dat angepasst und ohne weitere Beziehung einfach abgelegt und in der DB steht nur die Zuordnung wie "Dokument mit Namen abc.pdf = 123xyz.dat", dann wäre eine Versionierung auf Dateisystemebene möglich. Enthalten aber die dat Dateien zusätzliche Infos oder sind nur Teil eines Verbunds oder ändern ihren Namen, was auch immer, dann wäre das nicht möglich - klar.
Das meinte ich mit proprietäres Speicherformat.
Für den Wunsch habe ich nun gevotet - vielen Dank für den Hinweis!
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Andi S, die .dat Dateien enthalten neben den Bildinformationen noch diverse weitere Informationen. Eine Versionierung dieser Dateien geschieht aktuell auch schon von Docutain, unter anderem im Dateinamen. Die .dat Dateien dürfen auf keinen Fall außerhalb Docutains manuell verändert werden, ansonsten wird Docutain nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren.
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das habe ich mir gedacht... Kann ich dann damit auf ältere Versionen zurückspringen?
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Andi S, wie bereits erwähnt, die Backup-Funktionalität ist noch nicht vollständig, sodass zum aktuellen Zeitpunkt ein Backup zu einer älteren Version innerhalb Docutains noch nicht möglich ist.
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OK. Schön wäre bei der Option der lokalen Speicherung noch die Auswahl des Pfades. Im Fall von Nextcloud z.B. müsste man symbolischen Links tricksen, da die Document Root im Nextcloudverzeichnis liegt.
Und wie verhält es sich hier, wenn von 2 oder 3 Clients der gleiche (synchronisierte) Nextcloud Ordner verwendet wird. Gibt es dann Zugriffsprobleme?
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Der Export aller PDF-Dokumete funktioniert ja schon. Ich denke eine erste Version eines Backups bräuchte nur folgende Funktionen enthalten:
- alle Dokumente des Archivs (also PDF & Indexdaten)
- geanu diesen Stand wieder importieren (bei natürlich dem Verlust aller Änderungen nach dem Backup)Das dann vielleicht noch automatisiert nach Zeitsteuerung (oder x-Änderungen im Archiv...) wäre m. E. für viele Anwender schon ein großer Gewinn.
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Ja das wäre ein guter Anfang.
Das bringt mich auf eine Idee für einen "Workaround", zugegeben quick and dirty aber besser als nichts.
Marvin Frankenfeld, da die Daten und Index etc. ja als Dateien synchronisiert werden... Welche Ordner müsste ich wegsichern und wiederherstellen? Reichen da "Database" und "Documents"?Also angenommen, ich zippe mir z.B. beim Start des Rechners per Powershell Skript diese beiden Ordner und ersetze mir dann diese beiden Ordner im Falle eines Restores im Cloudordner mit denen aus dem Zip-File. Mir ist bewusst, dass ich damit nur ein Full Backup hätte und dann alles oder nichts wiederherstellen könnte...
Würde das funktionieren? Also als Übergangslösung, bis eine richtige Backupfunktion / Versionierung im Programm selbst implementiert wird...
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Andi S, es muss der komplette Ordner "Docutain" gesichert werden. Wenn du dann aus der Cloud wiederherstellen möchtest, ersetzt du in der Cloud den Ordner "Docutain" durch deine Sicherung. Die App musst du dann neu installieren und mit der Cloud verbinden, dann kannst du den Stand aus der Cloud herunterladen.
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Hallo Marvin,
danke. Das klingt doch erst mal schon nach einer Möglichkeit. Allerdings scheint mir das dann doch zu leicht. Habt ihr das mal ausprobiert? Ich glaube so einfach geht das dann doch -leider - nicht. Ich glaube, wenn ich den Inhalt "in der Cloud" ersetzte, dann habe ich ja einen älteren Stand. Jedes Endgerät, dass an der Synchronisation teilnimmt hat einen neueren Stand. Damit wird dann mein Restore vom Backup beim nächsten Mal vom ersten Endgerät mit "neuerer" Version wieder plattgemacht. Ich würde ungern mit meinen Echtdaten Risiko spielen wollen. Meine Bitte: Könnt ihr das Prozedere mal in Euerer Testumgebung austesten und dann eine entsprechende Anleitung veröffentlichen. Das wäre echt toll. Ich glaube das würde vielen helfen.
Danke
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Ich nutze die Cloudsynchronisation und mache Sicherungen dieser Daten direkt auf meinem NAS. Aber auch mir fehlt eine saubere Backupfunktion. Denn die Daten in der Cloud sind verschlüsselt: falls Docutain durch einen Fehler die Daten nicht mehr lesen oder entschlüsseln kann, habe ich keine ordentliche Sicherung.
Optimal wäre eine lokale Backupfunktion, welche die Konfigurationsdaten und PDF-Dateien regelmässig und unverschlüsselt auf ein frei wählbares Ziel (NAS, externe Festplatte etc.) sichert. Falls die Konfigurationsdaten beschädigt sind, hätte man immer noch die PDF-Files.
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ThorstenBln hat es trefflich beschrieben - ein ordentliches Backup ist eine Grundvoraussetzung für eine saubere IT.
Für mich als Unternehmer ist es somit essentiell, dass es so eine Funktion gibt, wenn Firmenunterlagen digitalisiert werden. Da es diese Funktion aber nicht gibt, stellt sich die Frage, ob die Businesslizenz wirklich erworben werden sollte.0 -
Hallo zusammen,
gibt es hier schon neuer Erkenntnisse oder ggf. sogar schon eine Backup Funktion?
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