Wie setzt Ihr Docutain ein und was steht dann bei Dokumententyp und Schlagworten

Hans-Jürgen Werner

• 5. November 2019 11:43

Da ich mich das erste Mal mit einem solchen Programm beschäftige, habe ich folgende Fragen. Für was setzt ihr Docutain ein? Was verwaltet ihr damit? Was steht dann bei den Dokumententypen und Schlagworten drin?   Wie wird das Programm optimal aufgebaut? Bedanke mich für jede Antwort.

1

• 

  ThorstenBln

  • 2. Januar 2020 23:11

  Hallo,

  wenn die Windows-Version offiziell freigegeben ist, dann möchte ich mit docutain meinen alten Traum endlich wahr machen und alle Verträge einscannen und nur noch elektronisch speichern. Sofern das gesetzlich zulässig ist - stichwort gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

  Und zusätzlich fotografiere ich jetzt schon alle (wichtigen) Kassenzettel mit dem Smartphone und kann dann bei Reklamationen schnell auf den Kassenzettel zugreife.

  Die erforderlichen Dokumententypen und Schlagworte muss glaube ich jeder für sich selbst zusammenstellen. Als Vorschalg an das Entwickler-Team. Vielleicht kann es ja eine Musterlösung mit Beispielen und Anwendungsfällen geben. Das könnte den Einstieg für Anfänger vereinfachen, die Zufreidenheit mit docutain steigern und den Frustlevel bestimmt senekn. 

    

  0
• 

  Phil Tebbe

  • 4. Januar 2020 13:41

  Der Dokumententyp ist ja recht einfach, steht oft auch auf dem Dokument. Z.B. Rechnung, Lieferschein, Mahnung, Zeugnis, usw.

  Schlagwörter sind da schon individueller, diese vergebe ich nach dem Grundsatz so viele wie nötig und so wenige wie möglich.
  Bei der Anlage von einem Schlagwort überlege ich mir immer wie viele Dokumente ich diesem Wort zuordnen kann. Ein Beispiel:
  das Thema einkaufen/shoppen kann man unterteilen in Bekleidung, Haushaltsgeräte, Unterhaltungselektronik, Auto, Fahrrad, Geschenke.
  Beim Stichwort verkaufen (von gebrauchten Dingen) habe ich viel weniger Dokumente sodass die Aufteilung weniger Sinn macht.
  Darüber hinaus kann man natürlich auch Schlagwörter kombinieren: "Einkaufen" & "Bekleidung"

  Mein Ziel ist es dass ich zukünftig beim suchen unter Verwendung von Absender, Datum und 1-3 Schlagwörtern das gesuchte Dokument in einer kurzen Liste schnell finde. Ich bin gespannt ob das klappt, weil bis jetzt teste ich nur um herauszufinden ob Docutain zu mir passt. Einer normalen Ordnerstruktur ist die Vergabe von Attributen definitiv überlegen beim wiederfinden.

  0

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.