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Ablaufdatum zum löschen

Kommentare

4 Kommentare

  • Peter Krieger

    Die Idee finde ich gut. Ich würde sie nur noch ein wenig erweitern.

    Hintergrund:

    Ich lege die meisten papierhaften Dokumente nach dem Scannen ohne weitere Sortierung in einer Box ab. Wenn eine Box voll ist kommt die nächste Box dran. Die Boxen werde ich auf unbestimmte Zeit aufhaben. Den Speicherort hinterlege ich zusätzlich über eine Kategorie (wo finde ich das physische Dokument) in den Metadaten. Damit wäre die physische Aufbewahrung der Dokumente und die Zuordnung zu einem Ablageort geregelt.

    Mit zunehmender Zeit wird die Datenbank mit den Dokumenten immer größer werden. D. h. die Suche wird immer langsamer werden. Ich schlage daher ein zusätzliches Feld mit den Ausprägungen 'Aktiv', 'Inaktiv ab' und 'Löschen ab' vor.

    Aktiv
    Das Dokument ist vorhanden und wird in der Standard-Suche angezeigt.

    Inaktiv
    Das Dokument wird ab dem hinterlegten Datum auf Inaktiv gesetzt. Das Dokument ist in der Datenbank noch vorhanden, wird in der Standard-Suche aber nicht mehr mit angezeigt. Über eine erweiterte Suche können zusätzlich die bzw. ausschließlich die inaktiven Dokumente angezeigt werden. Damit kann bspw. geprüft werden, ob eine Box mit physischen Dokumenten komplett entsorgt werden kann.

    Löschen
    Das Dokument wird ab dem hinterlegten Datum aus der Datenbank gelöscht.

     

     

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  • J-h

    Ich würde ein Ablauf- oder Gültigkeitsdatum unterstützen. Die automatische Löschfunktion sollte auswählbar sein, d.h. keine zwangsweise Löschung oder jeweils nach einer manuellen Bestätigung (vielleicht sogar eine Papierkorbfunktion einführen). Das Datum sollte entweder manuell vergeben werden können oder durch Angabe einer Dauer (z.B. bei Rechnungen Garantiezeitraum 2 oder 3 Jahre / bei steuerrelevanten Daten 10 Jahre) berechnet wird.

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  • Phil Tebbe

    Für den Fall mit den Eintrittskarten sicher sehr interessant. Ob man jetzt Dokumente löschen muss um die Suchperformance zu erhalten bezweifle ich mal. Bei einer guten Indizierung müsste das so klappen. Zumindest habe ich bei anderen Datenbanken mit viel mehr Inhalt/Feldern diese Erfahrung bereits gesammelt.

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  • Marco

    Ich finde die Idee auch super, da ich gerne Veträge hinterlegen würde und diese nach einer gewisssen Ablauffrist gerne automatisch löschen lassen würde. Das Gleiche gilt für Rechnungen.

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