Ablaufdatum zum löschen

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1 Kommentar

  • Peter Krieger

    Die Idee finde ich gut. Ich würde sie nur noch ein wenig erweitern.

    Hintergrund:

    Ich lege die meisten papierhaften Dokumente nach dem Scannen ohne weitere Sortierung in einer Box ab. Wenn eine Box voll ist kommt die nächste Box dran. Die Boxen werde ich auf unbestimmte Zeit aufhaben. Den Speicherort hinterlege ich zusätzlich über eine Kategorie (wo finde ich das physische Dokument) in den Metadaten. Damit wäre die physische Aufbewahrung der Dokumente und die Zuordnung zu einem Ablageort geregelt.

    Mit zunehmender Zeit wird die Datenbank mit den Dokumenten immer größer werden. D. h. die Suche wird immer langsamer werden. Ich schlage daher ein zusätzliches Feld mit den Ausprägungen 'Aktiv', 'Inaktiv ab' und 'Löschen ab' vor.

    Aktiv
    Das Dokument ist vorhanden und wird in der Standard-Suche angezeigt.

    Inaktiv
    Das Dokument wird ab dem hinterlegten Datum auf Inaktiv gesetzt. Das Dokument ist in der Datenbank noch vorhanden, wird in der Standard-Suche aber nicht mehr mit angezeigt. Über eine erweiterte Suche können zusätzlich die bzw. ausschließlich die inaktiven Dokumente angezeigt werden. Damit kann bspw. geprüft werden, ob eine Box mit physischen Dokumenten komplett entsorgt werden kann.

    Löschen
    Das Dokument wird ab dem hinterlegten Datum aus der Datenbank gelöscht.

     

     

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