Dateiname beim zusätzlichen lokalen Speichern

Rolf Gehring

• 26. Oktober 2019 08:47

In der Desktopversion gibt es die Möglichkeit, Dateien zusätzlich auch öffentlich lokal auf der Festplatte zu speichern. Der gespeicherten Datei wird dabei im Namen automatisch das Ablagedatum im Format TT.MM.JJJJ vorangestellt. Das macht ein Sortieren nach Dateinamen unmöglich. Besser wäre das Datum im Format JJJJ-MM-TT oder das Speichern unter dem vom Anwender vergebenen Namen ohne Voranstellungen, damit dieser selbst durch die Namensvergabe die Sortiermöglichkeit beeinflussen kann.

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  Nils B.

  • 16. Februar 2020 17:45

  Ungünstig ist zudem noch, das Dateien nach einer Änderung der Bezeichnung nicht die bereits vorhandene lokale Kopie umbenannt wird, sondern eine neue Kopie mit dem neuen Namen daneben gelegt wird und das Dokument damit doppelt dort liegt.

  Praktisch wäre zudem, wenn die Dateien nicht nur flach in einen Ordner gelegt würden, sondern z.B. nach Adresse, Dokumententyp oder Schlagworten in Ordnern gruppiert werden könnte, oder die Informationen alternativ wenigstens mit in den Dateinamen gelangen würden, damit man die Dokumente auch ohne Docutain noch wiederfinden kann.

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  Thilo Dinse

  • 17. März 2020 13:15

  Ja, super wäre ein frei wählbarer Aufbau des Dateinamens, etwa mit: JJJJMMTT Adresszeile-1; Bezeichnung

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  Jan Wulff

  • 16. Januar 2022 13:36

  Hallo,

  hier hat sich leider nicht so viel getan, oder? Lässt sich das Speicherverhalten irgendwo konfigurieren?
  
  Wichtig wäre meiner Meinung nach auch eine grobe Ordnerstruktur (z.B. nach Jahren) in dem lokalen Ordner, sonst wird der Zugang per Windows Explorer bei vielen tausend Dokumenten irgendwann unmöglich.
  
  Viele Grüße
  Jan

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  Marvin Frankenfeld

  • 17. Januar 2022 08:53

  Jan Wulff, der Sinn von Docutain ist es, die Dokumente innerhalb vom Docutain zu verwalten und eben nicht mehr über Ordner im Explorer zu gehen. 

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  Jan Wulff

  • 17. Januar 2022 21:41

  Hallo Marvin,
  das verstehe ich als Main Use Case, aber ihr habt ja aus gutem Grund die Option "Dokumente öffentlich auf dem lokalen PC speichern" eingebaut und diese Option ist ohne eine wie auch immer geartete Ordnerstruktur halt bei größeren Datenmengen nicht nutzbar, weil der Windows Explorer schon bei einer hohen vierstelligen Anzahl von Dateien in einem Verzeichnis Performance-Probleme bekommt.
  Viele Grüße
  Jan

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  Thilo Dinse

  • 19. Januar 2022 14:45

  Hallo Jan,
  hinzu kommt, dass die oftmals nur auf Papier zugegangenen Dokumente zwischenzeitlich entsorgt wurden, also von dort nicht reproduziert werden können. Da ist (auch für mich) eine einzige interne, unbekannte/proprietäre DAT-Struktur zu riskant - auch weil selbst Docutain nicht auf Dauer, bei mir nach einem Programm-Update in 05.2020, diese Datenstrukturen (wieder) erkennen mag: "Das Dokument konnte aufgrund eines unbekannten Cloud-Fehlers nicht geladen werden".
  Da wünsche ich mir in Docutain eine PDF-Exportfunktion mit einem brauchbaren (oder konfigurierbaren) Namen, gerne: Dokumentdatum per JJJJMMTT, dann Adressat, dann Bezeichnung - damit kann man hinreichend gut sortieren und suchen...
  Beste Grüße, Thilo

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  Thilo Dinse

  • 19. Januar 2022 14:46

  Text sollte an Marvin (nicht: Jan) gerichtet sein - pardon

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  MAB-59

  • 19. Januar 2022 19:03

  Hallo,

  dieses Thema interessiert mich auch. Leider habe ich das erst gesehen, als ich gerade ebenfalls genau diesen Vorschlag eingereicht habe. Schließe mich daher mit Nachdruck hier dem Gesagten an.

  Marvin Frankenfeld: Davon auszugehen, dass der Explorer nicht mehr genutzt wird, ist natürlich im Sinne von Docutain (sanfter Zwang zur Kundenbindung), aber letztlich einfach Bevormundung...

  Viele Grüße

  Matthias

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  Marvin Frankenfeld

  • 20. Januar 2022 09:29

  MAB-59, das hat weder was mit Zwang zur Kundenbindung zu tun noch mit Bevormundung. Wir bieten ein Produkt mit einem bestimmten Konzept. Es steht jedem frei das Produkt zu nutzen oder eben auch nicht. Weiterhin steht es jedem frei das Produkt entweder nach vorgesehenem Zweck und Konzept zu nutzen oder nach eigenem Gusto. Wir sind uns bewusst, dass das Konzept nicht für jeden passend ist und wir sind bemüht Wünsche der User zu berücksichtigen. Jedoch sollte es allen Beteiligten klar sein, dass wir nicht jeden einzelnen Wunsch berücksichtigen können, vor allem nicht Wünsche, die entgegen des eigentlichen Konzeptes sind. Wenn es das Ziel eines User ist, unbedingt eine strukturierte Verwaltung über den Explorer über Ordner zu haben, passt das leider nicht in unser Konzept. 

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  Jan Wulff

  • 20. Januar 2022 10:58

  Um ein wenig Schärfe raus zu nehmen: Ich persönlich finde das Konzept von Docutain großartig, sonst würde ich nicht versuchen damit ein papierloses Büro umzusetzen. Auch die Umsetzung ist besser als bei vielen Wettbewerbern.
  
  ABER einmal sortiert:
  - Wenn ihr verlangt, dass ich mich darauf verlassen muss, dass eine proprietäre Struktur alle meine Unterlagen enthält, ohne dass ich ein Backup zur Verfügung habe, ist mir das Risiko zu hoch.
  - Genau deswegen habt ihr doch die Funktion "Dokumente öffentlich auf dem lokalen PC speichern" eingebaut. Die verletzt das Konzept nicht und da sind wir wohl einer Meinung, sonst wäre sie ja nicht eingebaut worden.
  - Diese Funktion ist für große Datenbestände nicht stabil, weil Tausende von Dateien nicht in einem Verzeichnis gespeichert werden sollten.
  - Es geht doch also nur darum, dass die über die Funktion "Dokumente öffentlich auf dem lokalen PC speichern" zu exportierenden Dokumente einen aussagekräftigen Namen und eine irgendwie geartete Ordnerstruktur bekommen.
  
  Falls ihr das anders seht und die Funktion nicht erweitern wollt, wäre ich über eine klare Aussage dankbar. Ich zumindest würde meinen Import dann nicht fortführen, das ist mir zu riskant.

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