Verzeichnis überwachen und Dateien automatisch in Eingang
Ich scanne den Posteingang immer mittels Multifunktions Drucker und Dokumenteneinzug in ein Verzeichnis "Scantemp" auf dem NAS. Jetzt wäre es super, wenn Docutain Windows dieses Überwachen würde und automatisch im Eingang-Tab darstellt. So wie mit der App bei "Windows Eingang scannen". Dann kann man bequem die Docs der Reihe nach abarbeiten. Wenn man das nun für mehrere Verzeichniss einstellen könnte wäre das der Hammer!
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Hallo FreGo,
hast du Docutain mit deinem NAS verbunden? Wenn du dann mit Docutain deinen Posteingang scannst, landen die Dokumente ja nach dem Speichern automatisch im NAS.
Spricht was gegen diesen Weg?
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Hallo Marvin,
ich habe Docutain per Webdav mit meinem NAS verbunden. Gibt es auch einen anderen Weg?
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Nein, das ist schon der vorgesehene Weg. Wenn du dann Dokumente über Docutain scannst und speicherst, werden diese mit dem NAS synchronisiert. Daher die Frage, warum du es gemäß deinem Wunsch oben anders herum möchtest?
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Sorry, jetzt hab ich das erst richtig verstanden. Dieses "Scantemp" Verzeichnis wird von verschiedenen Stellen aus genutzt. Ist so bei meinen verschiedenen Geräten als Standardpfad angelegt. Die Kinder haben z.b. ihren eigenen HP Multifunktionsdrucker mit Scanner per Wlan angeschlossen. Könnte man natürlich auch per App machen. ;) Da wäre wieder ein Benutzersystem schön.
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Genau diese Lösung hätte ich auch gerne, mit einen Scanner alles in ein Verzeichnis scannen und dann automatische import aller neuen Dokumente.
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Eine automatische Überwachung von Verzeichnissen gibt es aktuell noch nicht, dafür jedoch einen automatisierten Ordner-Import:
https://docutain.zendesk.com/hc/de/articles/360009935099-Ordner-Import
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Diese Funktion habe ich nicht in der 0.1.4.0. Kann man sich irgendwo eine aktuellere Version laden, die das Feature hat? Über "Nach Update suchen" funktioniert es nicht.
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Das Problem beim Ordnerimport ist aus meiner Sicht, dass immer alle Dokumente im Ordner importiert werden. Hier wäre es sinnvoll immer nur neue Dokumente seit dem letzten Import zu importieren.
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Nach meinem Verständnis würde das bedeuten, dass die Daten dann doppelt gehalten werden. In Docutain und dem Ordner, in den immer gescannt wird. Das halten wir nicht für sinnvoll. Der Ordern-Import ist eigentlich dazu gedacht, dass jemand, der bisher seine Dokumente in diversen Ordner verwaltet hat, einmal den Ordner-Import durchzieht, um die Daten alle nach Docutain zu transferieren und ab dann neue Dokumente direkt in Docutain importiert.
Wo ist der Vorteil, Dokumente erst alle in einen Ordner zu scannen, um Sie dann anschließend in Docutain zu importieren? Stattdessen kann man doch direkt in Docutain scannen.
Grüße
Marvin0 -
Ab welcher Version ist dieses Feature verfügbar? Wie oben erwähnt, habe ich sie nicht in der 0.1.4.0. finden können. Wo kann man sich eine neuere Version holen?
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FreGo, die neuste Version kannst du unter nachfolgendem Link herunterladen:
https://www.docutain.de/downloaddocutaindesktopZuvor muss die aktuelle zunächst deinstalliert werden. Die Daten gehen dabei nicht verloren.
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Das verstehe ich. Aber um in docutain zu direkt per Scanner zu scannen, muss der PC gestartet sein, und eine Verbindung zum Scanner bestehen. Mit einem WLAN-Scanner könnte ich hingehen einfach in ein Verzeichnis scannen auch wenn der PC aus ist. Und ein ImPort würde dann laufen wenn ich die Anwendung starte. Dann aber halt von allen Dokumenten.
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Dazu käme noch, dass Docutain nicht alle Scanner gleichermaßen unterstützt, soweit ich das feststellen konnte. Bei meinem ScanSnap Dokumentenscanner kann ich z.B. nur mit dem Hersteller Treiber arbeiten...
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Andi S, uns ist nicht ganz klar, was du mit "nur mit dem Hersteller Treiber" meinst. Generell sollte Docutain alle Scanner erkennen, die auch von Windows erkannt werden. Solltest du Probleme mit der Erkennung deines Scanners haben, wende dich bitte an unseren Support (Support@Docutain.de).
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Marvin Frankenfeld ich hätte vielleicht Hersteller-Software sagen sollen. Der Fujitsu ScanSnap (in meinem Fall der iX500) scannt nur mit der Herstellersoftware (ScanSnap Manager). Es gibt keine Windows Scanprofile dafür. Im Internet habe ich auch nichts gefunden außer ein paar Anfragen für diverse Software, die den Scanner nicht erkennt / nutzen kann.
Mein Oki MC332 z.B. wird erkannt und funktioniert...Insofern ist das wohl auch nicht auf Docutain zu schieben, ändert aber nichts an meiner Anforderung / Wunsch, dass ein filesystemwatcher hier ganz hilfreich wäre.
Ich könnte, und ich denke die Kolleg(inn)en, die dafür voten ebenso, mir folgenden Workflow vorstellen:
1. Ein gescanntes Dokument landet in einem überwachten Verzeichnis (egal, ob das ein lokales oder ein Netzlaufwerk ist).
2. Docutain nimmt die gefundenen Dateien in den Eingang auf und queued die dort (was auch ein sinnvolles feature für einen Massenimport ist, nicht nur jede Datei einzeln und dann bearbeiten).
3. Docutain verschiebt die erfasste (nicht zwangsweise schon bearbeitete) Datei in ein Unterverzeichnis wie etwa "processed_DocuTain". Damit ist dann klar, dass die Datei bereits in Arbeit ist und nicht doppelt erfasst wird.Das würde den ganzen Workflow sehr vereinfachen, weil es dann egal ist, ob es sich um einen lokalen Scanner handelt oder um mehrere und wer gerade scannt. Wenn ich das jetzt noch weiterdenke, könnte man im Szenario "Familie" oder natürlich auch Unternehmen auch soweit gehen, dass jeder Benutzer in einen eigenen Unterordner scannt und der Name des Unterordners bzw. auch rekursiv als Tag gleich im Eingang mit angelegt wird. Wobei es dieses Feature an sich glaube ich beim Import schon gibt. Bin mir grade nicht sicher...
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Genau das brauche ich auch!
Am besten einen Dienst der den Scanordner überwacht und die Scans im Eingang ablegt als würde man vom Handy scannen.Ohne diese Funktion ist Docutain für mich leider unbrauchbar.
Bei filleee z.B. geht dies und zusätzlich kann man auch Dateien per Email ins DMS senden.
Bis auf diese Funktion ist Docutain fileee meiner Meinung aber weit vorraus!
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