Automatischer PDF Upload in die Cloud
Geplant
Guten Tag Docutain Team,
Ich würde mir sehr wünschen, dass ich die Dokumente die ich eingescannt habe, automatisch direkt auf meine OneDrive-Cloud hochladen lassen kann. Natürlich in PDF-Format.
Das würde mir viel Arbeit abnehmen.
Mit freundlichen Grüßen,
Mirco Oppermann.
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Matthias, was spricht dagegen, dass deine Frau und du Docutain mit der gleichen OneDrive Verbindung nutzt? Dann habt ihr beide immer Zugriff auf die Dokumente über Docutain und seid immer synchron.
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Verstehe nicht, warum man sich so wehrt, Dokumente die man selbst eingescant hat in dem Format zu hinterlegen in dem man sie auch eingescant. Ich kann doch nicht erwarten, dass jeder Docutain ladet um an eine gemeinsame PDF zu kommen?!
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Ja es gibt viele Gründe für eine gemeinsame Nutzung...
z.B. Bau-Angebote, da will man vielleicht vereinzelte Dokumente nicht nur dem Ehepartner, sondern vielleicht auch einem Bekannten zur Durchsicht freigeben, aber nicht gleich das ganze Archiv mit Rechungen, Arztunterlagen, Gehaltsabrechnungen etc.
Allerdings verstehe ich das Problem der Umsetzung nicht.
Es gibt in der Desktop-Version die Option, eine lokale Kopie der Dokumente als Backup im Dokumentenordner zu speichern. Wo ist das Problem, hierfür keinen fixen, sondern einen variablen Pfad in den Einstellungen anzubieten?Oder, um die Funktion vorzugsweise Plattformübergreifend anzubieten: Da die Daten ohnehin mit einer Cloud synchronisiert werden und man ja über die Apps auch PDFs exportieren kann, und somit die Apps (Mobil und Desktop) ja in der Lage sind, PDFs zu erstellen, wieso kann man diese PDFs nicht einfach zusätzlich in einen Unterordner in der Cloud ablegen?
Für den Desktop gibt es einen Workaround, PDFs in eine Cloud zu speichern: Da man die o.g. Backupfunktion nutzen kann, kann man auf den Pfad Benutzer\Ich\Dokumente\Docutain (oder so ähnlich) einen sogenannten symbolischen Link legen, der auf den "Cloud"-Ordner (OneDrive, Nextcloud, ...) zeigt. Somit werden die "Backup-PDFs" dennoch in die Cloud gespeichert.
Das ist aber eine nervige Krücke, die man Anwendern definitiv NICHT zumuten sollte!Viele Grüße
Andi
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@Matthias, wir sind auch in einer Ehe lebend und haben einfach auf allen Geräten Doctain installiert und syncen über die selbe Cloud. So greifen alle auf dieselben Dokumente zu, ohne dass zig Doubletten von jedem Dokument generiert werden. Klappt ohne Probleme. Aus unserer Sicht ist es ein großer Vorteil, Clouds eher "leer" zu kriegen, als sie mit noch mehr PDFs vollzustopfen. Aber das ist ja Geschmackssache. Manche mögen Dokumente eben lieber als PDF in einer Cloud verwalten. Aber wofür braucht man dann Doctain? Ist das nicht doppelt gemoppelt?
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Eine Anwendung hat immer ein oder mehrere Ziele und versucht Probleme zu lösen. Das Problem das wir sehen und mit Docutain lösen möchten ist, dass man oft viele Dokumente an unterschiedlichen Speicherorten liegen hat und wenn man mal Zugriff auf ein Dokument hat anfängt, an diversen Stellen danach zu suchen. Der Ansatz von Docutain ist, alle Dokumente an einem zentralen Ort zu verwalten, sodass man sie bei Bedarf auch schnell wiederfindet. Wenn mehrere Personen Zugriff auf die gleichen Dokumente haben sollen, z.B. in Partnerschaften oder Familien, kann man Docutain mit der gleichen Cloud verbinden und gemeinsam die Dokumente darin verwalten.
Eine doppelte Datenhaltung in der Cloud durch PDFs ist damit eigentlich gegensätzlich zu unserem Konzept und hat, sofern es um den Zugriff auf die Dokumente geht unserer Ansicht nach auch keine Vorteile.
Es geht uns hierbei nicht darum, dass wir uns aus Prinzip dagegen wehren wollen. Bevor wir jedoch neue Funktionen implementieren, müssen die konkreten Anwendungsfälle klar sein und in das Docutain-Konzept passen.
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Aber es geht hier doch einfach nur um das Format der Datei die gesichert wird. Sorry, ich kann nicht verstehen, warum irgendwelche DAT Dateien gesichert werden, aber nicht einfach eine PDF abgelegt wird. Ich bin doch viel flexibler mit einer PDF?!
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Es wird doch alles als PDF abgelegt. Verschlüsselt in Doctain lokal auf deinem Gerät und im Dat-Format als Backup in der Cloud. Inwiefern sind denn PDFs als lose Blättersammlung flexibler? Da steh ich grad ehrlich auf dem Schlauch.
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DAT Dateien werden benötigt, damit die Datenbestände in Docutain zwischen mehreren Geräten synchronisiert werden können. Diese enthalten neben den reinen Bildinformationen z.B. noch die Indexinfos und ein paar weitere Infos die für die Sync benötigt werden. Ein weiterer wichtiger Vorteil für die meisten Cloud-Nutzer ist, dass diese Dateien kleiner als PDF Dateien sind, was dem meist knappen, begrenzten Speicherplatz in der Cloud zu Gute kommt. Wenn wir nur die Dokumente als PDF in die Cloud laden würden, wäre eine Synchronisierung so wie sie jetzt in Docutain möglich ist nicht mehr möglich. Die PDF müssten also zusätzlich in die Cloud geladen werden. Matthias, wäre die doppelte Datenhaltung in deinem Sinne? Was konkret ist die Flexibilität in deinem Alltag die du angesprochen hast, die du mit Docutain nicht genauso erledigen kannst? Versteh uns bitte hier nicht falsch bei den ganzen Nachfragen. Es geht uns dabei nicht darum, deine Ansätze schlecht zu reden. Es ist nur wichtig für uns wie bereits erwähnt, konkrete Anwendungsfälle zu kennen, die mit Docutain so noch nicht abgedeckt werden können. Oftmals wird den Usern klar, dass sie gewisse Dinge von denen sie dachten, dass sie sie unbedingt benötigen, dann doch nicht benötigen und im Alltag wunderbar mit Docutain zurecht kommen. Gerade beim Thema Cloud sind hohe Entwicklungsaufwände auf unserer Seite, da wir eine Vielzahl von unterschiedlichen Clouds anbieten, die alle Ihre Besonderheiten haben. Daher müssen wir hierbei drauf achten, dass wir Implementierungen vornehmen die auch einen echten Mehrwert für die User in deren Alltag haben, der im Einklang des Konzepts von Docutain steht.
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Vorteile PDF in der Cloud:
- Berechtigungsvergabe flexibel (Bau-Dokumente an Person X, Steuerunterlagen an Ehepartner, ebenso Versicherungsunterlagen, Tankquittungen, Rechnungen für Geschenke nur an mich...)
- Halte ich nichts von (ausschließlich) proprietären Formaten (.DAT). Mir ist bewusst, dass PDFs MÖGLICHERWEISE nicht alle von Docutain angebotenen Metadaten verwalten können, dennoch möchte ich zumindest als Fallback meine "Originale", ohne hier händisch zusätzlich Backups machen zu müssen oder mit irgendwelchen Krücken (siehe Workaround oben, und was ist, wenn ich den Desktop länger nicht an habe, sondern nur mobil scanne, dann fehlt mir das PDF in der Cloud...) zu arbeiten
- Was, wenn, aus welchen Gründen auch immer, der Betrieb / Zugriff auf Docutain Apps eingestellt wird? Dann habe ich einen (Achtung Wortspiel) DATensalat und nicht meine Dokumente in einem lesbaren Format.
Insofern wünsche ich mir ausdrücklich die Option, die PDFs zusätzlich automatisch plattformübergreifend mit der Cloud zu synchronisieren. DANKE
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Marvin Frankenfeld der hohe Implementierungsaufwand für die Cloud erschließt sich mir nicht ganz. Ja, es werden viele Clouds angeboten, aber die Datenablage mit den DAT Dateien funktioniert ja schon, da sollte doch das Ablegen einer zusätzlichen Datei kein allzugroßer Aufwand sein, außer die Methoden sind nicht generisch gekapselt, sondern redundant hard codiert, was ich allerdings für sehr schlechten Stil hielte :-)
Zum Thema "was Docutain nicht auch kann": Zusätzlich zu meinen o.g. Punkten kann ich Docutain nicht auf beliebig vielen Geräten installieren, und möchte das auch nicht. Manchmal möchte ich einfach nur schnell auf eine Datei zugreifen, ohne erst zusätzliche Software zu installieren, die es möglicherweise für mein Betriebssystem (Linux, Mac, ...) gar nicht gibt...
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Ich kann dem Posting von Andi S nur uneingeschränkt zustimmen.
Meine Situation: Docutain für mein Android Gerät runtergeladen. Einige Dokumente eingescannt und für gut und hilfreich befunden. Bei uns zu Hause übernehme ich die Dokumentenverwaltung. Meine Frau möchte lediglich die Infos unkompliziert einsehen können, aber keine weitere App installieren. Auch möchte ich die PDFs per Cloud einfach weitergeben können, ohne diese vorher lokal rauszusuchen oder mir Krücken zu bauen.
Für mich ist diese Funktion daher der ausschlaggebende Grund, dass es bisher bei Tests und wenigen Dokumenten geblieben ist und ich die Desktop Version mir nicht angeschafft habe.
Sobald diese Funktion implementiert wäre, würde ich sicherlich die Windows Dekstop Version mit nutzen und mein Dokumentenmanagement nachhaltig digitalisieren.
In dem proprietären Format passt es bisher leider nicht zu meinen persönlichen Anforderungen, weswegen ich diesem Beitrag seit über einem Jahr interessiert folge und mich freue, dass hier etwas Dynamik entsteht.
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@Andi S. Ok, du möchtest Doctain nicht auf allen Geräten installieren und möchtest, um "einfach nur schnell auf eine Datei zugreifen" zu können, offenbar nicht einfach dein Smartphone benutzen. Das verstehe ich. Ist Doctain dann nicht möglicherweise das falsche Werkzeug für dich? Wenn ich das richtig verstehe, ist der Zweck dieser Anwendung, Prozesse zu verschlanken und ebenso die Datenmengen? Für mein Verständnis geht dieser Wunsch der PDF-Sync in eine genau entgegengesetzte Richtung.
@Thomas An dich eine ganz ähnliche Frage: deine Frau möchte keine zusätzliche App installieren, obwohl das der einfachste Weg wäre, Infos unkompliziert einzusehen. Ja mei, wenn sie das so empfindet, seis drum. Aber das ist nicht die Sache der Community resp. der Entwickler*innen, sondern etwas zwischen euch.
Bei uns zuhause übernehme auch ich allein die Dokumentenverwaltung, deshalb entscheide auch ich allein, welches Werkzeug ich dafür nutze. Mein Mann muss zwangsläufig das Werkzeug nutzen, dass ich gewählt habe, das ist der Preis dafür, dass er von dieser Aufgabe verschont bleibt. Wenn er Infos unkompliziert einsehen will, kann er das auf die Weise tun, die ich bereitstelle.
Ich sehe aber halt wie gesagt nicht, dass die individuellen Vereinbarungen zwischen (Ehe)-Paaren ein Problem der Entwickler*innen ist.
Meine ehrliche Sorge bei diesem Wunsch ist, dass sich durch so eine datenlastige Sync die Perfomance des Tools verschlechtert. Daher bin ich einfach hart skeptisch, was die Sinnhaftigkeit dieser Funktion betrifft.
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Lieber Wasser Bär,
das hat 0,0 mit Ehepartner oder sonst was zu tun, bitte nicht unnötig in diese Richtung lenken. Andi S hat es sehr gut beschrieben, siehe Post oben. Ich kann egal auf welchem Endgerät, egal auf welcher Oberfläche stets auf meine PDF´s zugreifen OHNE das ist ständig überall ob Diensthandy, Privat, Tablet, iPad, MacBook, Surface oder was auch immer Docutain laden. OneDrive hab ich überall ÜBERGREIFEND nicht nur für meine Dokumente installiert.
Wir wünschen uns ja kein anderes Instrument oder eine andere App. Wir möchten gerne Docutain nutzen. Die Frage nach einem anderem Instrument ist glaub ich fehl am Platz.
Es ist einfach vom "Workflow" attraktiver und darf nichts mit der gesamt Performance zu tun haben (siehe u.a. Scanner Pro) da klappt es wunderbar.
Natürlich ist die Sinnhaftigkeit schwer nachzuvollziehen, wenn ich nur ein Endgerät benutze und keine gemeinsamen Arbeitskreise, Dienstgeräte etc. habe wo ich flott über den Browser z.B. OneDrive aufrufen kann und mir eine Datei (hier: PDF) lokal sichern kann.
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Wasser Bär das ist so nicht ganz richtig (weil nicht zu Ende gedacht).
Ich will eine Dokumentenverwaltung, mit der ich mehr als nur Scannen kann. Ich will meine Dokumente erfassen, verschlagworten und ordnen. Das kann Docutain, dafür habe ich mir auch das Abo gekauft. Daher ist Docutain schon das richtige Werkzeug. Nur eben für meine Usecases eben noch nicht vollständig.
Da ich, wenn ich meine Dokumente auf mehr als einem Gerät verwalten möchte, eine komfortable Sync-Möglichkeit brauche, habe ich einen Cloudspeicher, auf den die Dokumente geladen und synchronisiert werden. Dementsprechend muss ich auf jedem Gerät, auf dem ich Docutain (möglicherweise auch einfach nur zum Erfassen und verschlagworten) nutze, diese Cloud einbinden. Das ist mehr, als nur mal eben ne App installieren.
Dann ist da noch die Gerätebeschränkung: Ich kann Docutain, wenn ich mich recht entsinne, nur auf 2 oder 3 Desktops installieren.
Weiter geht es mit der Plattformbeschränkung: für Linux und Mac gibt es aktuell keine Clients, so dass ich dort mit meinen Dokumenten genau wie arbeiten kann? GAR NICHT, weil proprietäres Format.
Weiter mit den Datenmengen: Heutzutage bietet jeder größere Cloudanbieter mind. 5GB Speicher kostenlos an. Das mit Dokumenten vollzukriegen ist vermutlich schon mehr als eine "haushaltsübliche Menge". Wer mehr Bedarf hat kann sich z.B. ein Microsoft 365 Abo holen, das gibt es schon ab ca. 60 € / Jahr. Und Schwupps hat man mal eben 1TB (!) Speicher.
Aus meiner Sicht und angesichts der Speicherpreise zählt dieses Argument zumindest aus meiner Sicht nicht.Zum Thema Zugriffsberechtigungen: ja, sicher muss man nicht alle organisatorischen Probleme mit Technik lösen - bin ich voll dabei. Aber wie bereits mehrfach erwähnt, gibt es sicher Usecases, wo man anderen Zugriff auf einen bestimmten Teil der Daten gewähren will (ist ja heute Standard). Möchte ich also Person X Zugriff auf meine Bauunterlagen geben, nicht aber auf meine Arztbriefe, installiere ich Person X doch nicht Docutain, richte ihr die Sync auf ALLE Daten ein und sage ihr dann: schau dir nur diese 3 Dateien an.
UND: Dokumente sind nur ein Teil aller Dateiformate. Wenn ich also meine Cloud auch zum Teilen von anderen Medien wie z.B. Bildern und Videos von der letzten Geburstagsfeier nutze, wieso sollte ich dann für genau 1 Format alle dazu zwingen, ein nicht mandantenfähiges Tool mit Vollzugriff zu installieren?
Also insofern hinkt deine Aussage meiner Meinung nach etwas.
Gerade der Medienbruch im Teilen von Dateien/Medien ist etwas, das man nicht verargumentiert kriegt.Wenn du zuhause allein die Dateiverwaltung übernimmst und es sich nur um Dokumente handelt, die für euch beide relevant sind - OK - dein UseCase. Spricht nichts dagegen! Aber eine Software, die sich an mehr einen ganz speziellen Kunden verkaufen soll, muss halt auch die Möglichkeit bieten, andere UseCases zu bedienen.
Ich weiß ja nicht inwiefern du mit der Technik vertraut bist, aber unter datenlastig verstehe ich was anderes. Angenommen du scannst ein 3-seitiges Dokument, das auch ein paar Bilder enthält und die Auflösung mit sagen wir 600dpi schon sehr hoch ist, dann bekommst du eine Datei von (ja es gibt noch mehr Faktoren, die das beeinflussen) sagen wir 1-2 MB. Soweit so gut. Nun ist es ja nicht so, dass du innerhalb von 1 Minute 1000 Seiten scannst, verschlagwortest und hochlädst. Und auch nicht rund um die Uhr.In Zeiten, wo selbst auf Handys Filme in, sagen wir auch NUR FullHD, gestreamt werden, wo ist denn da die Datenlast bei gelegentlicher Dokumenten-Synchronisation? Und wenn sich die Performance von Docutain durch das Verschieben von ein paar Daten so verschlechtert, dass das Tool nicht mehr nutzbar ist (und ich meine damit jetzt nicht, ich muss 1 Sekunde länger warte) dann läuft eh was bei der Softwareentwicklung falsch (Stichwort asynchrone Abarbeitung / Threading...). Soweit ich das bisher einschätzen kann, sollte das bei Docutain kein Problem sein.
Was ich nachvollziehen kann: wenn meine Internetanbindung so grottenlangsam ist, dass selbst der Upload von 1MB schon ne Minute dauert, dann ist das nervig, aber auch nicht zwangsweise problematisch, weil so ein sync auch problemlos im Hintergrund laufen kann.
Zudem wäre es durch die Option, den zusätzlichen PDF-Upload ein- und ausschalten zu können, ja auch kein Problem. Dann schaltest du das einfach aus, weil du es nicht brauchst und gut ist.Alles in allem sehe ich kein technisches Problem, nur die Anforderungsaufnahme läuft hier etwas aus dem Ruder.
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Die Sinnhaftigkeit ist deshalb schwer nachzuvollziehen, weil Docutain diese Features der gemeinsamen Nutzung doch schon bietet. Dieses flotte aufrufen einer bestimmten Datei ist doch über das Smartphone von überall aus möglich und da liegt es doch auch in PDF-Form vor: "Dokumente zusätzlich lokal auf dem Gerät speichern" und "Dokumente auf dem Gerät als PDF speichern gibt genau das her.
Die Ehepartner*innen-Richtung habe nicht ich eingeschlagen. Thomas schrieb, dass er alles gern zusätzlich als PDF hätte, weil seine Frau die Doctain-App nicht installieren will. Da frage ich mich wirklich, wie das ein ernstgemeintes Argument sein kann. Ich finde es auch unnötig, das in diese Richtung zu lenken.
Kannst du denn meine Sorge zur Verschlechterung der Performance nachvollziehen und dass ich es schlicht kontraproduktiv finde, ein Tool aufzublähen, dass sich eigentlich die Verschlankung zum Ziel gemacht hat? Ich finde GERADE gut, dass sich Doctain aufs wesentliche konzentriert und eben nicht für alle Eventualitäten ein Feature anbietet.
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so ist es. Nur weil ich in Excel keine Makrofunktionen nutze, heißt das nicht, dass die Software unsinnig ist. Ja Excel könnte durch das Entfernen der IDE weniger Speicherplatz und andere Ressourcen benötigen. Tut es aber nicht, weil andere die Funktion brauchen. Ich gehe den Kompromiss ein, weil die Software ansonsten für mich passt und ich die Makrofunktionen ja nicht nutzen muss, und gut ist. Man kann es nicht jedem recht machen, außer mit Speziallösungen, die dann individuell und unglaublich teuer sind.
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offensichtlich hast du meine Kommentare nicht richtig gelesen. Und wenn das "Verschlanken" dann im Umkehrschluss heißt, dass jeder, der mal ein Dokument von mir anschauen will, eine zusätzliche App installieren muss - na ich weiß nicht.
Mehr sage ich dazu jetzt nicht mehr, ich habe meine Anforderungen sehr ausführlich und sachlich geschildert. Eine emotionale Diskussion, weil wir unterschiedliche Usecases haben, halte ich hier für nicht zielführend. Ich finde es gut, dass du Performance-Bedenken gemeldet hast, denn das ist tatsächlich auch ein wichtiges Kriterium bei der Softwareentwicklung!
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Schlussendlich lässt sich festhalten, dass für mich die App Docutain tatsächlich auch in Kopplung mit der neuen Schnittstelle zu OutBank einfach super aufgebaut ist. Auch der App an sich muss man ein Kompliment aussprechen. Der Preis, der Aufbau und die Möglichkeit auf mehreren Plattformen zu arbeiten ist toll.
Ich jedoch mache eine dauerhafte Nutzung der App von der PDF-Format Export - Geschichte abhängig. Daher hoffe ich sehr auf positives Feedback seitens Marvin Frankenfeld :)
Schönes WE!
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Worin ich dir vollkommen zustimme, ist die Sache mit den unterschiedlichen Plattformen. Versionen für die verschiedenen Betriebssysteme fände ich super, nach der Mac Version hatte ich auch schon gesucht.
Was das Freigeben von Dokumenten für Dritte betrifft, das sehe ich tatsächlich anders. Das liegt nicht daran, dass ich diesen Usecase nicht hätte oder deine Argumente nicht nachvollziehen könnte, sondern daran, dass es dafür bereits mächtige Tools gibt.
Docutain ist imho nur zur Verwaltung des eigenen Papierkrams entwickelt worden, erweiterbar ggf auf die Familie. Für die Arbeit in Teams etc ist es gar nicht gedacht, daher fehlen diese Funktionen. Kann man alles einbauen, klar. Aber dann wäre es am Ende halt ein völlig anderes Konzept.
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Nicht dass wir uns da falsch verstehen, ich meinte mit Freigeben für andere nicht, dass man das aus der Docutain-App können muss. Hier wäre für mich lediglich das zusätzliche Ablegen als PDF im bereits angebundenen Cloud-Ordner (also ein Unterordner neben den DAT Dateien) als zuschaltbares Feature nötig. Ja man kann das noch weiter treiben und z.B. zusätzliche Unterordner an Schlagwörter koppeln, das wäre dann die Kür, aber für den Anfang würde es mir reichen, wenn ich einstellen könnte (mobil und Desktop), "ja, lade mir die Datei zusätzlich als PDF in den Sync-Ordner". Damit hätte man dann sämtliche "Cloud-Freiheiten" und könnte mit seiner Cloud weiterarbeiten wie gehabt und Docutain macht das, für was es da ist: Dokumente erfassen, verschlagworten und hochladen. Und natürlich kann ich als Nutzer von Docutain mich weiter in der Verschlagwortung und sämtlichen Vorteilen austoben.
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Genauso Andi S !
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Anwendungsfall:
Scan Dokument -> Ausgabe zusätzlich als PDF auf einem Ordner/Cloud/webdav meiner Wahl.
Bei mir wäre das ein Netzwerk- Share.
Wären die Dokumente dort einfach als PDF abgelegt, könnte jeder mit Zugriff diese anschauen, drucken etc.
Mein Mac/PC (sofern Index aktiviert) würde mir ebenfalls erlauben, ganz einfach per suche alles zu finden. In Volltext! Mac indiziert die PDFs alle automatischverschlagworten: kann ebenfalls in PDF eingebettet werden
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Scheint, als ginge dieser Wunsch in die gleiche Richtung... Vielleicht müssten die Vorschläge mal etwas konsolidiert werden...
https://docutain.zendesk.com/hc/de/community/posts/360039096652-Daten-Sichbar-in-Cloud-ablegen
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Die beim Scannen lokal erzeugten PDF-Dokumente helfen nur bedingt weiter. Jedenfalls nicht, wenn man sowohl mit dem Handy scannt als auch gelegentlich mit dem PC nachbearbeitet - oder dort auch neue Dateien erstellt. Die proprietären Docutain DAT-Daten werden bei mir auf einem Cloud-Speicher abgelegt, und das gemischte Arbeiten mit Handy und PC funktioniert grundsätzlich prima. Allerdings werden beispielsweise die lokal auf dem Handy erzeugten PDF-Dateien nicht mehr aktualisiert, wenn ich am PC den Namen des Dokuments geändert habe.
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Wann kommt die Funktion endlich, die PDF Dateien in die Cloud laden zu können statt lokal zu speichern? So viele User wünschen sich das offensichtlich und ihr habt es laut obigem Beitrag ja auch schon seit zwei Jahren auf der Agenda.
https://docutain.zendesk.com/hc/en-001/community/posts/360005343220/comments/360003027059
Ist für mich völlig unverständlich, warum das nicht umgesetzt wird.
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