Automatische Erkennung von Indexinformationen

Beim Scannen oder Importieren eines Dokuments in Docutain Desktop können anhand des erkannten Textes diverse, intelligente Operationen durchgeführt werden, um die Effizienz weiter zu steigern und diverse Auffälligkeiten in Ihren Dokumenten hervorzuheben. Die Analyse erfolgt stets offline, lokal auf Ihrem Gerät, um unseren höchsten Sicherheitsstandards gerecht zu werden.

Nachfolgend werden die unterschiedlichen Funktionen im Detail erläutert.

Intelligente Vorschläge von Indexinformationen

Grundsätzlich können Vorschläge zu Bezeichnung, Adresse, Dokumententyp, Betrag und Dokumentendatum gemacht werden. Welche Informationen vorgeschlagen werden, hängt davon ab welche Informationen überhaupt im Dokument enthalten sind und wie gut die Scanqualität ist. Je besser die Qualität, desto besser die Erkennungsrate.

In nachfolgendem Beispiel gibt es Vorschläge zu allen möglichen Feldern. Selbstverständlich können diese nachträglich beliebig angepasst werden.

Wird eine neue Adresse erkannt, können Sie die erkannten Adressdaten nach Bedarf editieren und die neue Adresse speichern. Klicken Sie hierzu einfach in das Adressfeld. Auf der rechten Seite erscheint dann der Dialog zum Editieren der Adresse. Neu erkannte Adressen werden auch automatisch beim Speichern des Dokumentes mitgespeichert, sofern Sie die Adresse nicht aus dem Indexfeld entfernen.

Adressen, von denen Sie wiederholt Dokumente erhalten, sollten Sie auf jeden Fall in Docutain speichern. Zukünftige Dokumente dieser Adresse können dann automatisch zugeordnet werden.

Verbesserung der Adresserkennung

Um die Erkennung der Adressen zu verbessern, können Sie in Docutain Ihre eigene Adresse hinterlegen. Wenn zum Beispiel auf einem Dokument zwei Adressinformationen vorhanden sind, nämlich die des Absenders und Ihre eigene, kann so entschieden werden, welche auszuwählen ist.

Um Ihre eigene Adresse zu hinterlegen, öffnen Sie den Reiter Adressen im Hauptmenü und wählen dort das Haus-Symbol. Anschließend können Sie die gewünschten Felder füllen und über den Speichern-Button Ihre Adresse speichern. Je mehr Felder Sie ausfüllen, desto besser für die automatische Adresserkennung. Tipp: Sie können mehrere Ibans Semikolon separiert eintragen.

Regelmäßig vorkommende Rechnungen

Wenn Sie in Docutain Dokumente speichern, die regelmäßig auftreten, z.B. die monatliche Rechnung Ihres Internetanbieters, können Sie von mehreren intelligenten Funktionen profitieren.

Übernahme von Indexinformationen aus der vorherigen Periode

Wenn Sie die vorherige Rechnung beispielsweise mit Schlagwörtern und dem Vermerk zur Steuerrelevanz versehen haben, werden diese Infos automatisch auf das neu hinzugefügte Dokument übernommen, um eine konsistente Struktur beizubehalten. Wenn Sie in der Bezeichnung einen Datumsbezug haben, wird dieser auch automatisch auf die neue Periode fortgeführt.

Mögliche Datumsformate sind Monat/Jahr oder Jahr.

Beispiele:

• Vorheriges Dokument mit der Bezeichnung „Rechnung Internet 11/2021“ abgelegt wird automatisch fortgeführt mit „Rechnung Internet 12/2021“.
• Vorheriges Dokument mit der Bezeichnung „Rechnung KFZ Versicherung 2021“ abgelegt wird automatisch fortgeführt mit „Rechnung KFZ Versicherung 2022“.

Überprüfung von Beträgen

Wenn Sie eine neue Rechnung hinzufügen und es passende Rechnungen aus den vorherigen Perioden gibt, findet automatisch eine Betragsprüfung statt. So können Sie schnell ermitteln, ob zum Beispiel Ihre monatlichen Kosten für die Internetverbindung teurer geworden sind. Diese Informationen finden Sie unten links.

Erkennung von doppelt vorhandenen Dokumenten

Anhand der erkannten Informationen kann Docutain ermitteln, ob ein Dokument bereits in Docutain vorhanden ist. Sie können den Speichervorgang dann abbrechen, um ein doppeltes Speichern zu verhindern. Diese Information finden Sie ebenfalls unten links.